Tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda, penting bagi Anda untuk melakukan analisis tentang hal-hal yang akan berdampak pada perkembangan bisnis Anda dan operasi sehari-hari Anda jika sesuatu yang tidak terduga mengganggu operasi Anda dan bagaimana melindungi bisnis Anda sehari-hari. operasi sehari-hari jika terjadi kerugian. Perusahaan besar sering memiliki divisi atau manajemen yang bertanggung jawab untuk menetapkan tugas analisis risiko kepada manajer mereka dan ada perusahaan yang bahkan dapat menyewa konsultan eksternal khusus untuk menilai risiko ini dan membantu mereka membuat rencana darurat dan pemulihan. Pengusaha dan pemilik usaha kecil sering bertanggung jawab untuk mengurus analisis risiko itu sendiri.
 |
| Apakah bisnis Anda memiliki rencana bencana darurat? |
Langkah-Langkah Sederhana untuk Mengantisipasi Rencana Kerugian yang Efektif dalam Bisnis Anda
Anda perlu memiliki rencana tanggap darurat dan agar karyawan Anda tahu bagaimana bereaksi dan melaksanakan keadaan darurat. Pastikan karyawan Anda tahu siapa yang harus dihubungi dan diberi tahu ketika suatu peristiwa terjadi dan bahwa mereka mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelamatkan nyawa mereka yang terlibat dan membatasi kerugian jika memungkinkan.
- Tuliskan rencana yang akan dilaksanakan langkah demi langkah dan berikan tanggung jawab kepada setiap karyawan dengan jelas dan langsung menggunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Latih prosedur yang ditentukan dalam rencana Anda dengan sering dan secara berkala. Sering melakukan tes dan praktik dengan staf.
- Kumpulkan daftar semua nomor telepon dan alamat penting. Pastikan Anda memiliki cara untuk berhubungan dengan semua orang yang terlibat dalam rencana tersebut, personel kunci yang harus dihubungi ketika suatu peristiwa terjadi, dan segera setelah itu. Daftar tersebut harus mencakup lembaga bantuan lokal, responden pertama, karyawan, pelanggan utama, kontraktor, pemasok, lembaga keuangan, perusahaan asuransi, departemen klaim dari perusahaan asuransi dan agen asuransi, pialang real estat dan semua orang yang terlibat. dalam rencana perusahaan.
- Menetapkan kebijakan komunikasi eksternal terlebih dahulu untuk mengurangi efek kerugian pelanggan setelah suatu peristiwa. Bersiaplah untuk menghubungi pelanggan Anda melalui telepon, surat biasa dan email atau melalui mekanisme komunikasi lainnya seperti pemberitahuan di surat kabar lokal atau cara tradisional lainnya (memasang pemberitahuan di fasilitas Anda, pemberitahuan radio, dll.) atau digital ( jejaring sosial, dll. ).
- Pertimbangkan dan buat daftar hal-hal yang dibutuhkan bisnis Anda selama keadaan darurat. Apakah bisnis Anda membutuhkan sumber listrik jika listrik padam? Apakah Anda memiliki sistem komunikasi alternatif untuk mekanisme saat ini?
- Lindungi sumber daya manusia Anda. Anda perlu menerapkan langkah-langkah keselamatan di tempat kerja yang melindungi karyawan, pelanggan, dan siapa pun di tempat bisnis Anda dari cedera dan bahaya. Aspek lain dari kerugian adalah dampaknya terhadap bisnis Anda jika karyawan tidak dapat mengaksesnya setelah suatu peristiwa dan bagaimana mereka dapat melanjutkan aktivitas mereka.
- Lindungi sumber daya dan fasilitas fisik Anda. Analisis fasilitas Anda dan deteksi aktivitas atau titik rentan terhadap berbagai jenis kerugian yang dapat terjadi di bisnis Anda dan rencanakan apa yang harus dilakukan dalam situasi ini untuk mengurangi dampak kerugian atau konsekuensinya. Sertakan implementasi dan adaptasi sesuai dengan kode bangunan yang diperlukan pada saat itu dalam rencana pemulihan kerugian Anda.
- Kaji dampak kerugian pada komunitas yang dilayani bisnis Anda. Sekalipun bisnis Anda lolos dari dampak langsung kerugian, ada risiko bahwa masyarakat akan mengalami kerusakan dan karena itu, perusahaan Anda menderita risiko lain, seperti kemampuan untuk mendistribusikan produk atau layanannya kepada pelanggan. Terutama jika bisnis Anda memasok produk ke yang lain, Anda perlu berkomunikasi dengan pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang dampak kerugian, apakah itu banyak atau sedikit, sehingga dinamika normal bisnis dipertahankan semaksimal mungkin dan koneksi pemasok tidak terputus. sia sia.
- Lindungi fasilitas dan bangunan Anda. Jika Anda mengoperasikan atau memiliki fasilitas di mana bisnis Anda beroperasi, Anda perlu memiliki tindakan perlindungan untuk fasilitas ini, strukturnya, dan isinya sebagai bagian dari rencana darurat Anda. Pertimbangkan dampak keuangan yang akan terjadi pada bisnis Anda jika karena masalah infrastruktur Anda tidak dapat beroperasi dari fasilitas reguler Anda. Hitung berapa biaya waktu henti tersebut setiap hari, selama seminggu, selama sebulan, atau untuk seluruh periode operasi.
- Simpan duplikat file Anda. Simpan cadangan file terkomputerisasi yang Anda gunakan secara teratur di lokasi di luar tempat bisnis Anda. Simpan salinan file penting seperti kontrak, dokumen properti, dll., di tempat yang aman, misalnya brankas di bank dan pastikan dokumen ini terus diperbarui dan dicadangkan.
- Identifikasi aktivitas bisnis penting Anda dan sumber daya minimum yang Anda perlukan untuk membuatnya tetap berjalan, bahkan dengan peralatan kerangka, dan tentukan berapa lama Anda dapat beroperasi dengan cara itu. Tentukan juga apa yang perlu Anda terapkan untuk memindahkan bisnis Anda ke fasilitas sementara untuk beroperasi sementara Anda dapat kembali ke atau memperbaiki fasilitas biasa.
- Dapatkan cara cepat untuk menemukan fasilitas alternatif, pemasok sementara, peralatan yang disewa atau disewakan untuk menebus ketidakmampuan Anda menggunakan, dan memiliki daftar kontraktor yang sah dan tepercaya untuk dihubungi jika terjadi keadaan darurat. Pertimbangkan untuk menerapkan perjanjian timbal balik dengan bisnis lain dan memiliki setidaknya satu kontraktor di daftar Anda yang bersedia menanggapi kebutuhan tak terduga Anda untuk perjanjian atau biaya yang telah ditentukan sebelumnya.
- Lindungi sistem komputer dan file data Anda. Pertimbangkan untuk membeli sistem pencadangan otomatis yang membuat salinan file terkomputerisasi Anda setiap hari dan menyimpannya di luar area tempat bisnis Anda secara fisik berada.
Tinjau cakupan asuransi sebagai bagian dari rencana Anda
Setiap bisnis harus dapat mengevaluasi dan meminimalkan dampak kerugian secara langsung dan tidak langsung terhadap kinerja bisnis, sehingga Anda perlu memperoleh perlindungan asuransi yang cukup untuk membayar biaya tidak langsung dari gangguan tersebut. dari bisnis karena kerugian, di samping biaya membangun kembali atau memperbaiki kerusakan langsung yang sama.
Sebagian besar polis bisnis tidak mencakup kerusakan yang disebabkan oleh banjir atau gempa bumi, sehingga perlu untuk memperolehnya secara tambahan atau terpisah. Anda harus mengetahui batas pertanggungan yang Anda miliki dan jumlah yang dapat dikurangkan terkait, termasuk perbaikan yang dilakukan pada fasilitas, perluasan atau peralatan baru serta persediaan sehingga asuransi tersebut untuk pertanggungan yang diperlukan.
Biaya penanganan kerugian dapat melampaui perbaikan fasilitas atau penggantian peralatan yang rusak. Ini berarti bahwa saat pulih dari dampak kerugian, perusahaan dapat kehilangan pendapatan dari gangguan operasinya.
Dalam kasus usaha kecil (biasanya yang memiliki karyawan kurang dari 100 orang) dianjurkan untuk menggunakan jenis polis yang dikenal sebagaipolis Polis Asuransi Usaha untuk Pengusaha atau BOP untuk Polis Pemilik Usaha, karena ini sering kali merupakanyang paling efisien secara ekonomi. dan dengan cakupan yang lebih luas.
Kebijakan BOP biasanya terdiri dari paket beberapa pertanggungan minimum yang diperlukan di semua bisnis yang harganya jauh lebih murah daripada jika semua pertanggungan ini dibeli secara terpisah. Ini menggabungkan cakupan perlindungan untuk fasilitas dan isinya dan cakupan tanggung jawab perdata untuk perusahaan, memberikan perlindungan dalam kasus di mana fasilitas rusak oleh daftar kerugian, perlu untuk menghentikan operasi karena kerugian ini, perusahaan adalah subjek dari klaim hukum akibat kerusakan yang diderita oleh seseorang di tempat, dll.
Kebijakan BOP TIDAK termasuk: tanggung jawab profesional, asuransi untuk mobil perusahaan, asuransi kompensasi pekerja atau Kompensasi Pekerja, asuransi untuk karyawan seperti asuransi kesehatan atau cacat, sehingga bisnis pemilik Anda harus mendapatkannya secara terpisah untuk menutupi mobil Anda, karyawan Anda, dan layanan yang Anda berikan.
Asuransi komersial dasar yang perlu dipertimbangkan
Pertanggungan Bangunan dan Properti Pribadi atau BPP berfungsi untuk menutupi fasilitas dan properti bisnis dan mencakup tiga kelompok besar properti: bangunan, konten yang dimiliki oleh bisnis, dan konten yang tidak dimiliki oleh bisnis tetapi dimiliki dalam tanggung jawabnya. Jika struktur atau bangunan tidak dimiliki oleh bisnis tetapi disewa, penyewa dapat membeli pertanggungan yang memungkinkan dia untuk memberikan ruang seperti yang dipersyaratkan oleh perjanjian sewa. Kebijakan BPP memiliki tujuh kategori khusus yang dicakupnya:
- Penyesuaian furnitur dan bangunan.
- Mesin dan peralatan.
- Barang dagangan, bahan mentah, barang dalam produksi, dan produk jadi dalam persediaan.
- Benda lain milik perusahaan yang digunakan dalam usaha.
- Bahan, produk, mesin, dan layanan yang disediakan oleh pihak lain untuk kinerja bisnis.
- Perbaikan dan pembangunan fasilitas dilakukan oleh perusahaan sebagai penyewa, pada struktur yang bukan milik sendiri.
- Properti lain yang disewa atau dipinjamkan yang menjadi tanggung jawab perusahaan untuk dirawat dan diasuransikan berdasarkan kewajiban kontrak.
Cakupan Barang Pribadi dan Properti Orang Lainmenambah perlindungan untuk bisnis Anda. Bagian ini memungkinkan tertanggung untuk memasukkan hingga $ 2.500,00 pertanggungan untuk efek atau properti pribadi dari mitra atau karyawannya, dan properti pribadi lainnya dari pihak ketiga yang mereka tinggalkan dalam perawatan, penggunaan, atau kendali pemilik polis. Pertanggungan ini tidak termasuk kerugian akibat pencurian, meskipun pencurian tersebut merupakan kerugian yang ditanggung oleh polis Asuransi Umum Pemilik Bisnis.
Jika jumlah $ 2.500,00 adalah batas yang tidak sesuai untuk pertanggungan properti pribadi atau aset pihak ketiga dalam kepemilikan bisnis, pertanggungan dengan batas yang lebih tinggi dapat dibeli.
Interupsi Bisnis atau asuransi gangguan bisnis. Bisnis yang perlu menutup pintunya sepenuhnya saat perbaikan sedang dilakukan di tempat dapat kehilangan pelanggannya karena persaingan. Oleh karena itu, pemulihan cepat dari aktivitas bisnis normal setelah klaim sangat penting. Di sanalah pentingnya asuransi gangguan bisnis.
Harga polis akan dikaitkan dengan risiko yang dialami fasilitas akibat kebakaran atau bahaya lainnya. Ketika semua faktor lainnya sama, ada kemungkinan harga asuransi untuk restoran lebih tinggi daripada kantor mana pun, seperti kantor real estat, karena dapat lebih mudah terkena kebakaran. Selain itu, dalam contoh ini, harus dipertimbangkan bahwa jika perlu, bisnis perkantoran akan dapat pindah sementara dan beroperasi dari lokasi lain dengan lebih mudah daripada restoran.
Ada beberapa jenis asuransi gangguan bisnis. Anda dapat membeli satu, semua, atau kombinasi yang paling masuk akal untuk bisnis Anda. Berikut adalah yang paling umum:
- Pendapatan bisnis Penghasilan pertanggungan(Bisnis)- Mengkompensasi pemilik bisnis atas hilangnya pendapatan jika perusahaan perlu mengosongkan fasilitas mereka karena kerusakan akibat kerugian yang ditanggung di bawah polis Asuransi Pemilik rumah bisnis. Cakupan pendapatan bisnis menggantikan keuntungan yang akan dihasilkan, berdasarkan laporan keuangan, jika kerugian tidak terjadi. Kebijakan tersebut juga mencakup pertanggungan biaya operasional seperti pembayaran jasa yang dikontrak – misalnya jasa listrik – yang tagihannya terus berdatangan meskipun usaha lumpuh sementara.
Tinjau laporan laba rugi dan laporan keuangan Anda dengan akuntan Anda untuk menentukan berapa laba tahunan Anda (total pendapatan dikurangi total biaya yang dikeluarkan untuk tahun tersebut). Anda juga harus memiliki gambaran umum tentang berapa banyak pendapatan bisnis Anda (dan oleh karena itu berapa banyak Anda akan kehilangan jika Anda tidak dapat beroperasi) pada tahun tertentu. Beli perlindungan asuransi yang cukup untuk menutupi setidaknya jumlah keuntungan tahunan itu.
- Cakupan pengeluaran tambahan untuk menghasilkan pendapatan bisnis (Cakupan Pendapatan Ekstra) – Ini akan mengganti Anda untuk biaya tambahan atau tambahan yang harus dikeluarkan bisnis di atas biaya operasional biasa dan normal, untuk menghindari keharusan menutup pintunya dari publik atau klien, selama periode pemulihan fasilitas. Untuk mengetahui jumlah pertanggungan yang akan Anda perlukan, Anda harus memperoleh penilaian atau valuasi (penilaian) fasilitas tempat Anda beroperasi, serta inventarisasi rinci isinya, termasuk inventaris, mesin dan peralatan kantor.
- Asuransi Kerugian (Contingent Business Interruption Contingent Business Interruption): Memberikan perlindungan terhadap pendapatan usaha dalam situasi di mana kerusakan telah terjadi pada fasilitas pemasoknya atau kepada siapa mereka menyediakan bahan atau produk, bukan kerusakan fisik yang terjadi pada fasilitas tertanggung sendiri. Saat ini perusahaan secara intrinsik bergantung pada rantai pemasok dan juga merupakan bagian dari rantai tersebut untuk menjual produk dan layanan mereka. Apa yang akan terjadi pada bisnis Anda jika pemasok utama perusahaan Anda mengalami kerusakan parah dan tidak dapat mengirimkan bahan, produk, atau layanan? Pastikan Anda dapat menentukan berapa banyak keuntungan atau pendapatan yang akan keluar jika bisnis Anda tidak dapat menghasilkan produk atau layanan Anda karena pemasok utama Anda gagal mengirimkan bahan, atau pelanggan utama Anda tidak dapat menerima pengiriman produk Anda.
- Asuransi untuk persyaratan hukum dan peraturan setempat (Ordinance or Law): Memberikan perlindungan untuk membangun kembali dan memperbaiki bangunan atau fasilitas agar sesuai dengan perubahan dan penerapan kode bangunan yang disyaratkan oleh undang-undang dan peraturan setempat.
Untuk perusahaan besar ada jenis lain dari kebijakan komersial yang lebih luas.
Pengusaha perlu meluangkan waktu untuk berbicara dengan perwakilan asuransi atau agen asuransi yang akan menjawab pertanyaan dan masalah spesifik dari setiap jenis bisnis sehingga pertanggungan yang dibeli sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.
